Ciptakan pengalaman pelanggan yang dipersonalisasi dengan IVR berbasis AI cerdas
Otomatiskan alur panggilan, alihkan pelanggan secara cerdas, dan hadirkan pengalaman suara yang dipersonalisasi dengan sistem IVR cerdas berbasis AI dari Exotel.
25B+Interaksi per tahun, dipercaya oleh merek-merek terkemuka.
Apa itu IVR dan bagaimana sistem ini mempermudah penanganan panggilan pelanggan
IVR (Interactive Voice Response) adalah sistem telepon otomatis yang memungkinkan penelepon berinteraksi melalui petunjuk suara atau masukan tombol untuk mengakses informasi dan menghubungi bagian yang tepat.
Apa yang membuat sistem IVR sangat penting bagi bisnis modern?
Tampil profesional dalam setiap panggilan
Sambut para penelepon dengan petunjuk IVR yang jelas untuk menghadirkan pengalaman merek yang profesional.
Mengalihkan panggilan pelanggan dengan mudah
Arahkan penelepon ke tim yang tepat dengan pilihan menu sederhana seperti “Tekan 1 untuk Bagian Penjualan”.
Mendukung tim jarak jauh dan tim hibrida
Memungkinkan tim untuk menangani panggilan bisnis dari mana saja dengan IVR berbasis cloud.
Otomatisasi perutean panggilan cerdas
Arahkan panggilan berdasarkan waktu, departemen, atau masukan dari penelepon untuk penyelesaian yang lebih cepat.
Melacak panggilan dengan analisis waktu nyata
Pantau aktivitas agen dan kinerja panggilan melalui laporan IVR yang terperinci.
Tingkatkan operasi dukungan Anda dengan mudah
Tambahkan atau hapus agen secara instan saat menangani volume panggilan yang terus meningkat.
Meningkatkan pengalaman pelanggan secara luas
Berikan respons yang lebih cepat dan layanan dukungan yang konsisten melalui alur panggilan otomatis.
Bagaimana cara kerja perangkat lunak IVR pintar Exotel?
Pengumpulan informasi pelanggan
Ketika seorang pelanggan menelepon, langkah pertama adalah mengumpulkan informasi mengenai alasan mereka menelepon melalui sistem IVR. Pelanggan memasukkan data, dan informasi tersebut kemudian dikumpulkan.
Ketika seorang pelanggan menelepon, langkah pertama adalah mengumpulkan informasi mengenai alasan mereka menelepon melalui sistem IVR. Pelanggan memasukkan data, dan informasi tersebut kemudian dikumpulkan.
Mengatur antrian panggilan
Langkah selanjutnya adalah mengatur antrean panggilan dan mengelompokkan pelanggan ke dalam daftar tunggu berdasarkan ketersediaan dan kesesuaian agen. ACD mempertimbangkan faktor-faktor seperti volume panggilan, waktu dalam sehari, waktu tunggu antrean, dan departemen yang menangani panggilan tersebut untuk menentukan urutan antrean.
Langkah selanjutnya adalah mengatur antrean panggilan dan mengelompokkan pelanggan ke dalam daftar tunggu berdasarkan ketersediaan dan kesesuaian agen. ACD mempertimbangkan faktor-faktor seperti volume panggilan, waktu dalam sehari, waktu tunggu antrean, dan departemen yang menangani panggilan tersebut untuk menentukan urutan antrean.
Distribusi panggilan otomatis
Terakhir, ACD meneruskan panggilan tersebut kepada agen yang paling kompeten untuk menangani masalah spesifik pelanggan tersebut berdasarkan informasi yang dikumpulkan pada dua langkah pertama.
Terakhir, ACD meneruskan panggilan tersebut kepada agen yang paling kompeten untuk menangani masalah spesifik pelanggan tersebut berdasarkan informasi yang dikumpulkan pada dua langkah pertama.
Bagaimana sistem IVR meningkatkan penanganan panggilan pelanggan
Terapkan alur kerja IVR yang cerdas untuk mengotomatiskan interaksi, mengarahkan pelanggan dengan lebih cepat, dan memberikan dukungan yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing pelanggan sekaligus mengurangi beban kerja operasional.
- Konfigurasikan alur panggilan IVR yang disesuaikan
- Prioritaskan pelanggan bernilai tinggi
- Aktifkan layanan mandiri untuk pertanyaan umum
- Mengelola volume panggilan pada jam-jam sibuk secara efisien
- Bagikan informasi latar belakang pelanggan kepada agen
Rancang alur panggilan IVR yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, lengkap dengan salam pembuka, petunjuk, dan logika perutean yang dirancang khusus untuk mengarahkan pelanggan dengan cepat ke informasi atau tim yang tepat.
- Atur salam sambutan, menu, dan petunjuk agar sesuai dengan gaya bahasa merek Anda.
- Mapping tindakan untuk berbagai angka, permintaan, atau perjalanan pelanggan.
- Optimalkan alur panggilan untuk mengarahkan pelanggan ke hasil yang tepat dengan cepat.
Hadirkan pengalaman panggilan yang konsisten dan sesuai dengan citra merek, sekaligus mengurangi kebingungan dan meningkatkan tingkat keberhasilan panggilan.
Rancang alur panggilan IVR yang disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, lengkap dengan salam pembuka, petunjuk, dan logika perutean yang dirancang khusus untuk mengarahkan pelanggan dengan cepat ke informasi atau tim yang tepat.
- Atur salam sambutan, menu, dan petunjuk agar sesuai dengan gaya bahasa merek Anda.
- Mapping tindakan untuk berbagai angka, permintaan, atau perjalanan pelanggan.
- Optimalkan alur panggilan untuk mengarahkan pelanggan ke hasil yang tepat dengan cepat.
Hadirkan pengalaman panggilan yang konsisten dan sesuai dengan citra merek, sekaligus mengurangi kebingungan dan meningkatkan tingkat keberhasilan panggilan.
Identifikasi dan prioritaskan pelanggan VIP atau pelanggan bernilai tinggi dengan menggunakan aturan perutean cerdas yang menghubungkan mereka ke agen khusus atau antrean dukungan prioritas.
- Buat saluran telepon khusus VIP untuk menghubungkan pelanggan prioritas secara langsung.
- Arahkan penelepon yang bernilai tinggi ke petugas dukungan yang terampil atau khusus.
- Kurangi waktu tunggu selama jam-jam sibuk dengan aturan rute prioritas.
Tingkatkan kepuasan dan loyalitas pelanggan dengan memastikan pelanggan bernilai tinggi mendapatkan layanan dukungan yang lebih cepat.
Otomatiskan permintaan yang berulang dengan opsi IVR swalayan yang memungkinkan pelanggan untuk memeriksa informasi, menyelesaikan tindakan, atau menyelesaikan masalah tanpa harus menunggu petugas layanan pelanggan.
- Sediakan opsi untuk memeriksa status pesanan, saldo, atau pembaruan layanan.
- Memungkinkan pelanggan untuk menyelesaikan masalah sederhana tanpa bantuan agen.
- Kurangi beban kerja layanan dukungan pelanggan melalui interaksi otomatis.
Menurunkan biaya dukungan dan mengurangi beban kerja agen sekaligus memberikan pelanggan akses ke bantuan instan.
Tangani periode dengan volume panggilan tinggi menggunakan konfigurasi IVR yang mengendalikan alur panggilan, memutar pengumuman yang relevan, dan mengalihkan pelanggan sesuai ketersediaan.
- Putar pengumuman, peringatan, atau penawaran saat volume panggilan sedang tinggi.
- Arahkan panggilan secara dinamis ketika agen atau antrian sedang sibuk.
- Konfigurasikan agen pencadangan agar dapat menangani panggilan yang melebihi kapasitas.
Menjaga kualitas layanan selama periode permintaan puncak tanpa membebani agen atau memperpanjang waktu tunggu.
Merekam masukan dari penelepon melalui IVR dan meneruskan informasi tersebut langsung kepada agen agar mereka memahami permintaan pelanggan sebelum percakapan dimulai.
- Merekam masukan DTMF dan mengirimkannya ke antarmuka agen.
- Tampilkan detail panggilan yang relevan melalui bilah alat terintegrasi atau CRM.
- Memungkinkan agen untuk menyelesaikan pertanyaan dengan lebih cepat berkat data kontekstual.
Tingkatkan tingkat penyelesaian masalah pada panggilan pertama dan hadirkan percakapan yang lebih dipersonalisasi dengan memberikan konteks yang lebih baik kepada agen.
Mulailah menangani panggilan pelanggan secara lebih cerdas dengan IVR
Ciptakan alur panggilan yang lancar dan tingkatkan pengalaman pelanggan.
Pesan Demo
Dasar-dasar Sistem IVR dan Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apa itu sistem IVR dan bagaimana sistem ini membantu perusahaan mengelola panggilan pelanggan secara efisien?
Sistem IVR (Interactive Voice Response) adalah sistem telepon otomatis yang memungkinkan penelepon berinteraksi melalui petunjuk suara atau masukan tombol. Sistem ini memandu pelanggan melalui pilihan menu, memberikan informasi, dan mengalihkan panggilan ke departemen yang tepat tanpa perlu operator manusia.
Bagaimana sistem IVR bekerja sehingga pelanggan dapat melakukan layanan mandiri selama panggilan telepon?
Sistem IVR bekerja dengan menampilkan menu suara otomatis kepada penelepon, di mana mereka dapat memilih opsi melalui tombol telepon atau perintah suara. Berdasarkan pilihan mereka, sistem akan memberikan informasi, melakukan tindakan, atau mengalihkan panggilan ke departemen atau petugas yang tepat.
Apakah perusahaan dapat merancang dan menyesuaikan alur panggilan IVR serta opsi menu mereka sendiri?
Ya, perusahaan dapat merancang alur panggilan IVR mereka sendiri menggunakan alat seret-dan-lepas yang mudah digunakan, yang disediakan oleh platform pusat kontak modern. Hal ini memungkinkan tim untuk membuat menu khusus, mengotomatiskan respons, dan mengalihkan panggilan ke departemen atau agen yang tepat dengan mudah.
Apa itu IVR blaster dan bagaimana perusahaan menggunakannya untuk pemberitahuan atau umpan balik?
IVR blaster adalah alat yang mengirimkan panggilan suara otomatis ke sekelompok besar pelanggan secara bersamaan. Perusahaan menggunakannya untuk mengumpulkan umpan balik, melakukan survei, mengirimkan informasi terbaru mengenai pengiriman, menyampaikan pemberitahuan, atau memberi tahu pelanggan mengenai pembayaran dan pengingat layanan.
Fitur apa saja yang harus diperhatikan oleh perusahaan saat memilih sistem IVR terbaik?
Sistem IVR yang baik harus dilengkapi dengan fitur-fitur seperti menu berjenjang, dukungan multibahasa, opsi layanan mandiri, perutean panggilan cerdas, integrasi CRM, dan pelaporan panggilan yang terperinci. Fitur-fitur ini membantu perusahaan mengotomatiskan panggilan dan meningkatkan pengalaman pelanggan.
Berapa biaya sistem IVR dan faktor-faktor apa saja yang memengaruhi harganya?
Biaya sistem IVR bergantung pada berbagai faktor, seperti volume panggilan, jumlah agen, integrasi, dan fitur-fitur canggih yang dibutuhkan. Exotel menawarkan skema harga yang fleksibel sehingga perusahaan dapat memulai dari skala kecil dan berkembang seiring dengan meningkatnya kebutuhan mereka.
Bagaimana cara perusahaan dapat dengan cepat menerapkan sistem IVR untuk komunikasi dengan pelanggan?
Perusahaan dapat menerapkan sistem IVR melalui platform pusat kontak berbasis cloud yang hanya membutuhkan infrastruktur minimal. Setelah mengonfigurasi alur panggilan, menu, dan aturan perutean, perusahaan dapat mulai menangani panggilan pelanggan secara otomatis dalam waktu singkat.
Apakah sistem IVR dapat mendukung berbagai bahasa bagi perusahaan yang melayani pelanggan yang beragam?
Ya, sistem IVR modern mendukung berbagai bahasa sehingga perusahaan dapat melayani pelanggan di berbagai wilayah. Penelepon dapat memilih bahasa pilihan mereka di awal panggilan dan melanjutkan interaksi melalui petunjuk yang disesuaikan dengan bahasa setempat.
Apakah sistem IVR dapat diintegrasikan dengan CRM dan aplikasi bisnis lainnya?
Ya, sistem IVR canggih terintegrasi dengan platform CRM, basis data, dan alat bisnis. Hal ini memungkinkan interaksi yang dipersonalisasi, akses yang lebih cepat ke informasi pelanggan, serta pengalihan panggilan yang lebih baik berdasarkan data dan riwayat pelanggan.
Apakah sistem IVR dapat secara otomatis mengalihkan panggilan berdasarkan waktu, departemen, atau masukan dari penelepon?
Ya, sistem IVR dapat mengalihkan panggilan berdasarkan masukan penelepon, waktu, ketersediaan departemen, atau aturan bisnis yang telah ditetapkan sebelumnya. Hal ini memastikan pelanggan segera diarahkan ke tim yang tepat, sehingga meningkatkan waktu respons dan efisiensi layanan dukungan.